Pengertian Arsip Elektronik dan Manfaat

Pengertian Arsip Elekronik Menurut Para Ahli

Apa itu Arsip Elektronik? 

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.

Priansa dkk (2013:23)

Menurut Priansa dkk, Sistem Kearsiapan adalah suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Sugiarto (2005)

Menurut Sugiarto, Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen, maka pada sistem kearsipan berbasis elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file digital.

National Archives and Record Administration (NARA),

Menurut National Archives and Record Administration (NARA), Arsip Elekronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik disebut juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Electronic records adalah informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Australian Archives

Menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, Arsip Elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

Manfaat Arsip Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), ada beberapa sistem pengarsipan elektronik diantaranya yaitu:

• Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
• Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
• Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
• Kecil kemungkinan file akan hilang, hal tersebut karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa dapat mengubahnya.
• Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
• Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
• Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
• Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
• Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible.

Daftar Pustaka

• Priansa, Donni dan Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.
• Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Surabaya: Universitas Airlangga.
• Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
• Sukoco, BM. 2006. Manajemen Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.