Komponen Arsip Elektronik
Menurut Sugiarto, ada 3 (tiga) komponen dalam arsip elektronik, diantaranya yaitu:
Kabinet Virtual
Kabinet virtual adalah database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada sistem kearsipan konvensional, bedanya jika dalam kabinet maya kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan kobinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi yaitu kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Adapun atribut dalam kabinet virtual, diantaranya yaitu:
Kabinet virtual adalah database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada sistem kearsipan konvensional, bedanya jika dalam kabinet maya kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan kobinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi yaitu kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Adapun atribut dalam kabinet virtual, diantaranya yaitu:
- Kode kabinet, berfungsi untuk mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
- Nama Kabinet, berfungsi untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
- Fungsi Kabinet, berfungsi untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
- Lokasi, berfungsi untuk mencatat lokasi kabinet.
Map Virtual
Map virtual adalah database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Namun tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Adapun atribut map virtual, diantaranya yaitu:
Map virtual adalah database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Namun tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Adapun atribut map virtual, diantaranya yaitu:
- Kode Map, berfungsi untuk mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
- Nama Map, berfungsi untuk mencatat nama map seperti misalnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan sebagainya.
- Lokasi Map.
- Keterangan dan lain sebagainya.
Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virtual, dapat berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya diantaranya yaitu:
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virtual, dapat berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya diantaranya yaitu:
- Kode Arsip, berfungsi untuk mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan.
- Nama Arsip, berfungsi untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
- Klasifikasi, berfungsi untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya Penawaran Khusus, Rahasia dan sebagainya.
- Tanggal Arsip, berfungsi untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat.
- Tanggal terima, berfungsi untuk mencatat tanggal arsip tersebut di terima.
- Pengirim, berfungsi untuk mencatat pengirim arsip.
- Penerima, berfungsi untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip).
- Gambar, berfungsi untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
- Lokasi File, berfungsi untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk.
- Lokasi Fisik, berfungsi untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar