Kelebihan dan Kelemahan arsip elektronik

Kelebihan Pengarsipan Elektronik 

Menurut Sugiarto (2005), kelebihan sistem pengarsipan elektronik adalah sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan. Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah human computer interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-progarm aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. 
2. Fasilitas Pencarian Dokumen. Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang fleksibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen. 
3. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen. Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hardcopy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap.
4. Fasilitas Gambar dan Suara. Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas gambar dokumen tersebut. 
5. Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID Pengguna dan password. Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal. 
6. Retensi Otomatis. Penggunaan komputer juga akan memungkinkan permeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah kedaluwarsa, sehingga kita bisa menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam dokumen pasif. 
7. Laporan Kondisi Arsip. Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan dalam menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. Dengan menekan hanya satu atau beberapa tombol, maka laporan akan dihasilkan dengan cepat.
8. Bisa terhubung dengan jaringan komputer. Pengguna bisa menghubungkan sistem kerarsipan elektronik ke dalam sistem jaringan baik lokal maupun wide area network. Dengan terhubung ke dalam jaringan, maka pengguna bisa memakai sistem tersebut secara multiuser

Sedangkan kelemahan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah sebagai berikut:

• Biaya pengadaan system relatif mahal. Meskipun pengadaan system ini dapat dijadikan investasi dalam organisasi.
• Kemungkinan adanya manipulasi atau perubahan informasi
• Ketergantungan terhadap software dan hardware yang selalu berkembang.
• Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.
• Kesulitan dalam berbagi file apabila format berbeda atau karena masalah ketersediaan jaringan.
• Kemungkinan adanya kerusakan file tanpa adanya indikasi, seperti server yang terserang virus komputer atau kesalahan personal yang tidak sengaja menghapus file secara permanen.

Komponen arsip elektronik

Komponen Arsip Elektronik

Menurut Sugiarto, ada 3 (tiga) komponen dalam arsip elektronik, diantaranya yaitu:

Kabinet Virtual
Kabinet virtual adalah database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada sistem kearsipan konvensional, bedanya jika dalam kabinet maya kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan kobinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi yaitu kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Adapun atribut dalam kabinet virtual, diantaranya yaitu:

• Kode kabinet, berfungsi untuk mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
• Nama Kabinet, berfungsi untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
• Fungsi Kabinet, berfungsi untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
• Lokasi, berfungsi untuk mencatat lokasi kabinet.

Map Virtual 
Map virtual adalah database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Namun tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Adapun atribut map virtual, diantaranya yaitu:

• Kode Map, berfungsi untuk mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
• Nama Map, berfungsi untuk mencatat nama map seperti misalnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan sebagainya.
• Lokasi Map.
• Keterangan dan lain sebagainya.

Lembaran Arsip 
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virtual, dapat berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya diantaranya yaitu:

• Kode Arsip, berfungsi untuk mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan.
• Nama Arsip, berfungsi untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
• Klasifikasi, berfungsi untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya Penawaran Khusus, Rahasia dan sebagainya.
• Tanggal Arsip, berfungsi untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat.
• Tanggal terima, berfungsi untuk mencatat tanggal arsip tersebut di terima.
• Pengirim, berfungsi untuk mencatat pengirim arsip.
• Penerima, berfungsi untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip).
• Gambar, berfungsi untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
• Lokasi File, berfungsi untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk.
• Lokasi Fisik, berfungsi untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.

Pengertian Arsip Elektronik dan Manfaat

Pengertian Arsip Elekronik Menurut Para Ahli

Apa itu Arsip Elektronik? 

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.

Priansa dkk (2013:23)

Menurut Priansa dkk, Sistem Kearsiapan adalah suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Sugiarto (2005)

Menurut Sugiarto, Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen, maka pada sistem kearsipan berbasis elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file digital.

National Archives and Record Administration (NARA),

Menurut National Archives and Record Administration (NARA), Arsip Elekronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik disebut juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Electronic records adalah informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Australian Archives

Menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, Arsip Elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

Manfaat Arsip Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), ada beberapa sistem pengarsipan elektronik diantaranya yaitu:

• Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
• Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
• Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
• Kecil kemungkinan file akan hilang, hal tersebut karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa dapat mengubahnya.
• Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
• Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
• Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
• Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
• Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible.

Daftar Pustaka

• Priansa, Donni dan Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.
• Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Surabaya: Universitas Airlangga.
• Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
• Sukoco, BM. 2006. Manajemen Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Uji kemampuan 2

1. Arsip berasal dari bahasa yunani yaitu............

a. Felum

b. Archium

c. Record

d. Archives

e. Archives institution

2. Contoh arsip yang berbentuk non lembaran adalah...........

a. Kuitansi

b. Poto

c. Peta

d. Disket

e. Surat

3. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan berencana agar jika diperlukan keambali dapat ditemukan dengan mudah. Adalah pengertian arsip menurut...

a. The Liang Gie

b. Lembaga Administrasi negara

c. UU no 7 tahun1971

d. Ensiklopedia Administrasi

e. Peraturan pemerintah no. 34 tahun 1978

4. Petugas yang menangani arsip adalah........

a. Verbalis

b. Arsiparis

c. Jurnalis

d. Agendaris

e. Notulis

5. Arsip yang berisi mengenai catatan-catatan kepegawaian disebut........

a. Financial record

b. Inventory record

c. Sales record

d. Production record

e. Personal record

6. Toko elektronik maju jaya jika diindeks menjadi......

a. Elektronik maju jaya, toko

b. Maju jaya elektronik, toko

c. Jaya maju elektronik, toko

d. Toko elektronik maju jaya

e. Maju elektronik jaya, toko

7.  Berkas yang memiliki masalah yang sama namun jarang diperlukan disebut berkas............

a. inaktif

b. aktif

c. biasa

d. tak berguna

e. lama

8.  Komputer merupakan tehnologi canggih dalam penyimpanan arsip tetapi mempunyai kelemahan sebagai berikut, kecuali....

a. sering terjadi gangguan pasokan listrik

b. adanya pengacau

c. adanya virus

d. memerlukan biaya besar

e. cepat dalam penemuan kembali arsip  

9. Memisahkan dan memadukan surat yang masuk dan keluar dalam penataan berkas aktif disebut…….  

a. menyortir

b. meneliti

c. membentuk kerangka 1

d. membentuk kerangka 2

e. penempatan

10. Perangkat-perangkat yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip dalam komputer dibawah ini adalah benar, kecuali….

a. disket

b. harddisk

c. CD

d. Flashdisk

e. ram 

11. Dalam penataan kartu kendali ada salah satu yang tidak dimasukkan kedalam kotak kartu kendali, yaitu kartu kendali yang berwarna…..

a. merah

b. putih

c. hijau

d. hijau dan putih

e. putih dan merah

12. Berikut ini termasuk arsip yang paling baik karena prosentase pemakaian arsip adalah….

a. 15 %

b. 20 %

c. 5 %

d. 8 %

e. 10 %

13. Arsip yang masih dipertahankan adalah arsip yang berfrekuensi….

a. diatas 25 %

b. dibawah 25 %

c. diatas 20 %

d. dibawah 20 %

e. diatas 30 %  

14. Fungsi jadwal retensi adalah……….

a. arsip tetap bermanfaat

b. agar persentase pemakaian arsip tinggi

c. melancarkan kegiatan penyusutan arsip

d. mengaktifkan jalannya organisasi

e. menjaga objektivitas nilai guna

15. Suatu arsip dikatakan baik, kecuali…………….

a. prosentase angka pemakaian arsip tinggi minimum 15 %

b. masih aktif membantu berjalannya organisasi

c. arsip masih baru

d. warkat yang disimpan masih mempunyai manfaat

e. semakin besar angka pemakaiannya   

16. Berikut ini adalah cara memusnahkan arsip, kecuali…………

a. pembakaran

b. mikrofilm

c. proses kimiawi

d. penghancuran dengan mesin penghancur kertas

e. dicacah

17. Hal yang dijadikan kode laci pada system tanggal adalah……..

a. Nama hari

b. Nama bulan

c. Tanggal

d. Tahun yang lalu

e. Tahun yang sedang berjalan

18. Melakukan indeks pada nama perusahaan atau perorangan dari sebuah surat masuk, biasanya digunakan pada kearsipan sisitem……..

a. Abjad

b. Kronologis

c. Subjek

d. Wilayah

e. Terminal digit

19. Jumlah guide yang dibutuhkan dalam satu laci pada system terminal digit sebanyak…..

a. 10 buah

b. 12 buah

c. 26 buah

d. 36 buah 

e. 100 buah

20. Apabila peminjamlupa menyebut tanggal arsip yang diminta, maka dapat dicarikan pada….

a. Daftar klasifikasi

b. Buku agenda

c. Buku induk

d. Daftar indeks

e. Buku ekspedisi

21. Mengindeks  I Gusti Ayu Saraswati adalah……

a. Saraswati, I Gusti , Ayu

b. Saraswati, Ayu, I Gusti

c. I Gusti, Saraswati, Ayu

d. I Gusti, Ayu, Saraswati

e. Saraswati, I, Gusti Ayu

22. Jumlah folder yang diperlukan dalam system tanggal adalah…….

a. Sebanyak jumlah hari dalam 1 bulan

b. Sebanyak jumlah bukan dalam satu tahun

c. Sebanyak arsip yang disimpan

d. Sebanyak jumlah hari dalam satu tahun

e. Sebanyak jumlah hari dalam tahun kabisat

23. Kelemahan dari penggunaan filling system nomor adalah………….

a. Membutuhkan biaya yang relative kecil

b. Sulit dipelajarid an diterapkan

c. Terlalu sederhana

d. Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks

e. Kesulitan dalam penemuan kembali

24. Folder yang berjudul cuti sakit disimpan diguide yang berjudul……

a. cuti

b. Cuti sakit

c. Kepegawaian

d. Izin tidak masuk

e. Ketatusahaan

25. Sistem wilayah yang digabungkan dengan system tanggal maka jumlah guidenya sebanyak…….

a. 12 buah

b. 26 buah

c. 30 buah

d. 31 buah

e. 36 buah

26. Dalam mengindeks filling system wilayah apabila lajur pembantunya Jawa Tengah maka subjeknya adalah……..

a. Jawa

b. Asia

c. Semarang

d. Surakarta

e. Indonesia

27.  Rangkaian kerja secara teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat disebut..

a. Filling system

b. Prosedur kearsipan

c. Organisasi arsip

d. Tujuan kearsipan

e. Pengurusan arsip

28. Suatu filling system dikatakan baik apabila menghemat waktu artinya mengehmat waktu dalam…………

a. Penyimpanan arsip

b. Penemuan kembali arsip

c. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip

d. Penciptaan arsip

e. Penggadaan arsip

29. Prosedur filling yang pertama kali dilakukan adalah…..

a. Memerikasa tanda pelepas arsip

b. Memberikan kode

c. Membuat lembar tunjuk silang

d. Menentukan judul arsip

e. Mengklasifikasi arsip

30. Setiap warkat yang akan disimpan perlu dibuatkan alat bantu penemuan yang disebut kartu……

a. Surat

b. Indek

c. Kendali

d. Disposisi

e. Klaper

31.  Pada guide terdapat tonjolan yang digunakan untuk menuliskan kode atau tanda petunjuk yang disebut…..

a. Tab

b. Indek

c. Outslip

d. Folder

e. Disposisi

32. Filling system yang baik tidak berlebihan dalam biaya dan penggunaan peralatan. Hal ini sesuai ciri-ciri filling system yaitu….

a. Tidak memakan tempat

b. Ekonomis

c. Fleksibel

d. Sederhana

e. Mudah dicapai

33. Map tanpa penjepit yang digunakan untuk menyimpan arsip dan terbuat dari karton disebut…..

a. Snellhecter map

b. Map gantung

c. Stopmap folio

d. Brief odner

e. Guide card

34. Kartu yang digunakan dalam memepermudah penemuan kembali arsip disebut kartu..

a. Indek

b. Tunjuk silang

c. Slipouter

d. Disposisi

e. Guide

35. PT aneka pangan jika diindek menjadi………..

a. Aneka pt pangan  A(An)

b. Pangan aneka pt P(Pa)

c. Pt pangan aneka P(Pt)

d. Aneka pangan Pt A(An)

e. Aneka pangan Pt P(Pt)

The photo's of them

Menanti pengumuman kelulusan 

Yeeeeaah 100%lulus

  Congrats dear😁😁😁

Penilaian Akhir Semester 2018-2019

Ketika mereka serius belajar Xotp3😁

Alumni kita

Alumni administrasi perkantoran smk kawung 2 surabaya

Sekelumit tentang kalian gaes...good luck dikehidupan yg sebenarnya !!!😁😁

Alumni 2015_2016

Uji Kompetensi Keahlian

Alumni 2018_2019
Uji Kompetensi Keahlian

De Javanasche Bank

XIIOTP3

UKK EKSTERNAL 

2021-2022

Uji kemampuan 1

soal latihan kearsipan

SOAL LATIHAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

  I.    Pilihlah jawaban yang benar dengan memberikan tanda silang ( X ) pada salah satu jawaban yang paling benar 

   1. Lembaran  yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip adalah....

a.       Lembar pinjam arsip

b.       Lembar disposisi

c.       Kartu kendali

d.       Buku agenda

e.       Kartu indeks

2.       Map yang mempunyai penjepit di tengah map  adalah

a.       Stopmap folio

b.       Folder

c.       Map snelhecter

d.       Guide

e.       Hanging folder

3.  3. Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masingdisebut

a.       Alat sortir

b.       Numerator

c.       Label

d.       Filling cabinet

e.       Perforator

 4. Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen adalah

a.       Alat sortir

b.       Numerator

c.       Label

d.       Filling cabinet

e.       Perforator

5.Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut adalah

a.       Perforator

b.       Alat sortir

c.       Numerator

d.       Stapler

e.       Ordner

  6. Folder yang mempunyai besi penggantung disebut

a.       Ordner

b.       Map snelhecter

c.       Guide

d.       Stopmap

e.       Hanging folder

 7. Gambar disamping merupakan perlengkapan kearsipan yaitu

a.       Lembar disposisi

b.       Kartu indeks

c.       Kartu kendali

d.       Lembar pinjam arsip

e.       Buku agenda kembar

    8. Yang merupakan salah satu macam  peralatan kearsipan adalah

a.       Buku Agenda

b.       Kartu kendali

c.       Rak Arsip

d.       Kartu Indeks

e.       Lembar disposisi

    9. Yang bukan merupakan perlengkapan kearsipan  adalah

a.       Buku agenda

b.       Kartu kendali

c.       Rak arsip

d.       Kartu indeks

e.       Lembar disposisi

    10. Gambar disamping merupakanperalatan kearsipan yaitu…

a.       Laci kartu

b.       Rak arsip

c.       Filling cabinet 

d.       Lemari arsip

e.       Rotary

                                   

11.  Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi surat disebut juga filling sistem...........

a.       Abjad

b.       Subjek

c.       Tanggal

d.       Nomor

e.       Wilayah

      12. Klasifikasi pada kearsipan sistem masalah terbagi atas masalah utama, sub masalah dan sub  sub masalah. Khusus masalah utama berguna untuk menentukan kode...

a.       Laci

b.       Map

c.       Guide

d.       Folder

e.       Kotak sortir

     13. Sub Masalah  pada kearsipan sistem subjek dapat digunakan sebagai kode....

a.       Laci

b.       Map

c.       Guide

d.       Folder

e.       Kotak sortir

1   14. Kode folder pada kearsipan sistem subjek dapat diperoleh dari klasifikasi.....

a.       Area

b.       Sub area

c.       Masalah

d.       Masalah utama

e.       Sub sub masalah

1.   15.  Peralatan dalam filling sistem subjek yang berguna untuk memisahkan surat/arsip yang akan disimpan adalah......

a.       Map

b.       Folder

c.       Guide

d.       Kotak sortir

e.       Filling cabinet

      16. Banyak sedikitnya laci filling cabinet dalam kearsipan sistem subjek tergantung dari jumlah.......

a.       Kode

b.       Masalah

c.       Klasifikasi

d.       Sub masalah

e.       Sub sub masalah

       17. Untuk menemukan arsip masalah PBB kita harus membuka laci filling cabinet dengan kode....

a.       Gaji

b.       Pajak

c.       Keuangan

d.       Kepegawaian

e.       Hubungan masyarakat

1    18.  Setelah ditemukan lacinya, arsip masalah PPh kita harus mencari di belakang guide.....

a.       Upah

b.       Pajak

c.       Kredit

d.       Ekonomi

e.       Keuangan

     19. Arsip masalah cuti seorang pegawai kalau kita indeks maka kode yang benar untuk laci dan guidenya adalah.........

a.       CT, KU

b.       KU, CT

c.       KP, HM

d.       KP, cuti

e.       Cuti, KP

     20. Nama lain dari petugas arsip adalah.......

a.       K

b.       L

c.       Arsiparis

d.       L

e.       L

      21.   Simbol yang dibubuhkan pada lembaran surat sebagai pedoman penyimpanan disebut....

a.       Unit

b.       Arsip

c.       Kode

d.       Sistem abjad

e.       Sistem subjek

2.   22.   Bambang yudi chaniago diindeks   menjadi..

a.       Bambang, yudi, chaniago

b.       Yudi, bambang, chaniago

c.       Bambang, chaniago, yudi

d.       Chaniago, bambang, yudi

e.       Bambang, yudi, chaniago

23. BCA, diindeks menjadi....

a.       Bank, C, A
b.       Bank, Central, Asia

c.       Bank, Asia, central

d.       Central, Bank, asia

e.       B, C,A

      24. Penyimpanan surat menurut abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah....

a.       12 buah

b.       26 buah

c.       28 buah

d.       30 buah

e.       31 buah

25. PSSI diindeks menjadi....

a.       Indonesia, sepak bola, seluruh, Indonesia

b.       Persatuan, sepak bola, seluruh, indonesia

c.       Indonesia, sepak bola, seluruh, persatuan

d.       Sepakbola, seluruh, indonesia, persatuan

e.       Seluruh, sepakbola, persatuan, indonesia

     26.  Prosedur penyimpanan surat, langkah-langkahnya adalah

a.       Memeriksa surat yang benar-benar akan disimpan

b.       Memberi kode surat

c.       Mengindeks surat yang akan disimpan

d.       Menyimpan surat yang akan disimpan

e.       Semuanya benar

     27. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip disebut...

a.       Mengkode

b.       Mengindeks

c.       Caption

d.       Menyortir

e.       Daftar klasifikasi

     28. Penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek, dapat berupa angka duplex. Contoh dari angka tersebut adalah ......

a.       1, 2, 3, 4, .... dan seterusnya

b.       I, II, III, IV ..... dan seterusnya

c.       00, 11, 22, 01 .... dan seterusnya

d.       1-3, 3-5, 1-5 ..... dan seterusnya

e.       43, 53, 63 ..... dan seterusnya

      29.  Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah....

a.       Melatih petugas kearsipan

b.       Menambah tugas sekretaris

c.       Mengurangi kebutuhan akan arsip

d.       Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan

e.       Pencurian arsip tidak bisa dilakukan

      30. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Pengendalian ini menggunakan asas.....

a.       Sentralisasi

b.       Desentralisasi

c.       Gabungan

d.       Terpisah

e.       Dekonsentrasi

31. Dalam memeriksa berkas saat akan menyimpan arsip adalah memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan. Yang  merupakan tanda perintah penyimpanan adalah.....

a.       File

b.       Ok

c.       Silang

d.       Ceklis

e.       Tanda tangan

    32.   Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci memuat arsip dalam satu tahun, jumlah guide yang dibutuhkan adalah....

a.       30 guide

b.       356 guid

c.       12 guide

d.       31 guide

e.       26 guide

3  33. Suatu daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan nama wilayah adalah.....

a.       Daftar nama pengirim

b.       Daftar nama jabatan

c.       Daftar klasifikasi

d.       Daftar nomor urut

e.       Daftar perihal

     34. Mengindeks dalam sistem subjek  adalah mencocokkan sujek surat dengan ......

a.       Nama pengirim

b.       Nama jabatan

c.       Nama wilayah

d.       Tanggal terima

e.       Pokok masala

      35. Daftar klasifikasi subjek standar yang banyak digunakan secara internasional adalah DDC, singkatan dari .......

a.       Dowey decimal classification

b.       Decimal dewey classification

c.       Dawai dewey classification

d.       Dewey decimal classification

e.       Dawai decimal classification

S   36. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi arsip / dokumen untuk tujuan filling disebut ......

a.       Mengindeks

b.       Caption

c.       Daftar klasifikasi

d.       Kode

e.       DDC

3    37. Yang bukan merupakan nilai guna arsip adalah...

a.       Nilai pemasaran

b.       Nilai administrasi

c.       Nilai hukum

d.       Nilai pendidikan

e.       Nilai penelitian

3  38. Yang merupakan contoh arsip yang memiliki nilai hukum adalah...

a.       Ijazah

b.       Kuitansi

c.       Surat kuasa

d.       Surat dinas

e.       Formulir

3.  39. Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga mudah ditemukan kembali adalah pengertian dari .....

a.       Arsip

b.       Surat

c.       Warkat

d.       Kearsipan

e.       Arsiparis

      40. Fungsi peralatan kearsipan adalah...

a.       Sebagai sarana penyimpanan arsip

b.       Untuk kegiatan sekretaris

c.       Sebagai pajangan didalam ruang kantor

d.       Sebagai perindah ruangan

e.       Untuk kegiatan manajer

   41. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah ....

a.       Agar tentram

b.       Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

c.       Agar arsip terus bertambah

d.       Untuk menjaga kerahasiaan direktur

e.       Untuk menjaga kerahasiaan arsiparis
42. Berikut ini yang bukan merupakan arsip adalah....

a.       Kayu

b.       Surat

c.       Flashdisk

d.       Formulir

e.       Buku rapor

    43. Tempat penyimpanan arsip, dimana penggunaannya memerlukan alat bantu perforator adalah ....

a.       Stapler dan ordner

b.       Stapler dan snelhecter

c.       Numerator dan ordner

d.       Guide dan numerator

e.       Ordner dan snelhecter

  44. Arsip bernilai administrasi, contoh yang benar di bawah ini adalah?

a.       Ijazah

b.       Buku tabungan

c.       Kuitansi

d.       Formulir

e.       Cek

       45. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila...... (kecuali)

a.       Hemat  tenaga  dan  peralatan

b.       Membuang banyak biaya

c.       Hemat waktu dan biaya

d.       Sederhana

e.       Fleksibel dan mudah dikembangkan

      46.   Syarat-syarat surat atau warkat yang dapat dikatakan sebagai  arsip, kecuali

a.       Mempunyai arti

b.       Mempunyai nilai

c.       Tidak berguna

d.       Mempunyai kegunaan

e.       Disimpan dengan  teratur

4     47. Yang bukan merupakan tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah....

a.       Agar arsip terpelihara dengan  baik

b.       Untuk menjaga kerahasiaan arsip

c.       Untuk menjaga kelestarian arsip

d.       Untuk menjaga kerahasiaan sekretaris

e.       Agar mudah dalam mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan

48. Sistem penyimpanan dan  penemuan  kembali arsip yang disusun berdasarkan  pengelompokkan nama tempat yaitu

a.       Sistem wilayah

b.       Sistem abjad

c.       Sistem nomor

d.       Sistem tanggal

e.       Sistem subjek

      49. Caption (kata tangkap) dalam sistem subjek adalah

a.       Tanggal surat

b.       Nomor surat

c.       Nama masalah  atau perihal

d.       Nama pengirim surat

e.       Nama lembaga

5    50.  Caption (kata tangkap) dalam sistem wilayah adalah

a.       Tanggal surat

b.       Nomor surat

c.       Nama tempat alamat yang dituju

d.       Nama pengirim surat

e.       Nama masalah atau perihal

Selamat mencoba👌👌