latihan 5 (smstr 2)

 1. Sistem nomor yang menggunakan kode 000-900 adalah …

A. Semua jawaban salah

B. Sistem nomor serial

C. Sistem nomor berurutan 

D. Sistem nomor terminal digit

E. Sistem nomor Dewey 

2. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di susun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama Negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya adalah pengolaan arsip menggunakan system….

A. Alphabetic 

B. Subjek

C. Kronologis

D. Geografis/wilayah

E. Numeric

3. Kode penyimpanan arsip yang penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor adalah pengolaan arsip menggunakan system….

A. Alphabetic 

B. Geografis

C. Subjek

D. Kronologis

E. Numeric/nomor

4. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di susun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini sebetulnya sangat sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) unuk menemukan arsip yang dicariadalah pengolaan arsip menggunakan system….

A. Alphabetic 

B. Geografis

C. Kronologis/Tanggal 

D. Subjek

E. Numeric

5. Kode penyimpanan arsip yang di peroleh dari nama perorangan atau nama organisasi adalah pengolaan arsip menggunakan system….

A. Alphabetic /abjad

B. Geografis

C. Subjek

D. Kronologis

E. Numeric

6. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat adalah pengolaan arsip menggunakan system….

A. Alphabetic 

B. Subjek

C. Geografis

D. Kronologis

E. Numeric

7. Untuk menyusun daftar klasifikasi pada sistem abjad, kita terlebih dahulu harus mengindeks baik berdasarkan nama seseoarang maupun nama organisasi/PT dari arsip/surat yang akan disimpan. Surat masuk yang dikirim oleh Dewi Agustina akan diindeks dengan…

A. Unit I : Agustina, Unit II : Dewi, Unit III : -,  Kode : Ag

B. Unit I : Dewi, Unit II : Agustina, Unit III : -,  Kode : De 

C. Unit I : Agustina, Unit II : Dewi, Unit III : -,  Kode : De 

E. Unit I : Dewi, Unit II : Agustina, Unit III : Dewi,  Kode : De 

8. Perhatikan daftar klasifikasi sistem subjek dibawah ini :

Kepegawean

Cuti

Cuti melahirkan 

Cuti saki

Cuti Tahunan

Dari daftar klasifikasi diatas yang merupakan, masalah utama adalah…

A. Cuti

B. Kepegawean

C. Cuti melahirkan 

D. Cuti saki

E. Cuti Tahunan

9. Pada sistem wilayah, bila guide disusun berdasarkan sistem abjad, maka jumlah guide yang dibutuhkan adalah …

A. 12 buah

B. 31 buah

C. 30 buah

D. 26 buah

E. 365 buah

10. Pada sistem tanggal, guide yang terletak paling belakang adalah …

A. Januari

B. Februari

C. Desember

D. Oktober

E. November

latihan 4

 1. Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping) disebut dengan…

A. Rak arsip

B. Filling cabinet

C. Stapler

D. Lemari arsip

E. Rotary

2. Alat yang fungsinya sebagai penunjuk atau pemisah adaqlah…

A. Folder 

B. Guide 

C. Odner

D. Snelhecter

E. Perforator

3. Untuk menyimpan arsip kedalam kotak arsip, terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam…

A. Hanging folder

B. Map snelhecter

C. Folder

D. Map ordner

E. Rotary

4. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut….

A. Folder

B. Hanging folder

C. Snelhecter

D. Stopmap folio

E. Odner

5. Folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini di pasang pada gawang yang ada di filling cabinet disebut….

A. Stopmap folio

B. Folder

C. Snelhecter

D. Odner

E. Hanging folder

6. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit disebut….

A. Odner

B. Stopmap folio

C. Folder

D. Hanging folder

E. Snelhecter

7. Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip disebut….

A. Stopmap folio

B. Outslip

C. Folder

D. Hanging folder

E. Snelhecter

8. Berikut ini yang bukan termasuk cara pemeliharaan mesin fotokopi adalah…

A. Nyalakan tombol on dan tunggu mesin panas baru dapat digunakan

B. Bersihkan kaca bagian atas supaya hasil kopian bersih

C. Cabut kabel apabila mesin sudah panas

D. Lakukan pengkopian dengan jeda waktu apabila jumlah kopian banyak

E. Gunakan tombol sesuai fungsinya

9. 1.  Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

2. Tekan tobol pengatur hasil copy

3. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

5. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi alas menempel pada garis skala

Urutan pengoperasian mesin foto copy yang benar adalah....

A. 1,3,5,4,2

B. 1,2,3,4,5

C. 3, 5,4,2,1

D. 1,5,2,4,3 

E. 5,4,2,1,3

10. Sebagai seorang sekretaris kita sering bekerja menggunakan computer yang mengandung radiasi, untuk melindungi mata kita dari radiasi sebaiknya menggunakan……saat berada didepan komputer

A. Kacamata hitam

B. Kacamata polaroid

C. Kacamata plus

D. Kacamata minus

E. Kacamata anti radiasi

latihan 3

 1. Syarat ketrampilan petugas arsip adalah….

A. Trampil dalam filing dan finding

B. Sabar

C. Ramah

D. Minimal D.II kearsipan

E. Teliti

2. Suatu system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang didasarkan atas pedoman yang telah dipilih, sehingga meningkatkan efektifitas dan efesiensi yang tinggi disebut….

A. System penemuan kembali

B. System kearsipan

C. System pemberkasan

D. System pengolahan dokumen

E. System penyimpanan

3. Dibawah ini yang tidak termasuk tujuan pengelolaan kearsipan adalah

A. Menyimpan warkat

B. Memelihara warkat

C. Mengirim arsip

D. Menemukan arsip dengan cepat

E. Menghemat waktu, pikiran, dan tenaga

4. Dibawah ini yang bukan merupakan cara pengumpulan dokumen yaitu….

A. Wawancara (interview)

B. Membuat lembar pertanyaan (quisioner)

C. Pengamatan/observasi

D. Tukar menukar informasi

E. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya

5. Alat atau sarana yanag digunakan dalam bidang kearsipan, disebut dengan…

A. Perlengkapan kearsipan

B. Peralatan 

C. Perlengkapan

D. Alat dan bahan

E. Peralatan kearsipan

6. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang disebut dengan…

A. Filling cabinet

B. Perforator

C. Ordner

D. Lemari arsip

E. Rotary

7. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam snelhecter disebut dengan…

A. Filling cabinet

B. Perforator

C. Ordner

D. Lemari arsip

E. Rotary

8. Alat yang berfungsi untuk menyatukan kertas yang akan dijilid disebut dengan…

A. Filling cabinet

B. Ordner

C. Stapler

D. Lemari arsip

E. Rotary

9. Semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar disebut dengan…

A. Filling cabinet

B. Stapler

C. Ordner

D. Rotary

E. Lemari arsip

10. Tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, ataupun menggunakan kaca disebut dengan…

A. Filling cabinet

B. Stapler

C. Ordner

D. Rotary

E. Lemari arsip