mengarsip sistem terminal digit

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami 

jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

a) Filing Cabinet

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya  00 - 09

Laci 2 kodenya  10 - 19

Laci 3 kodenya  20 - 29

Laci 4 kodenya  30 - 39

Laci 5 kodenya  40 - 49

Laci 6 kodenya  50 - 59

Laci 7 kodenya  60 - 69

Laci 8 kodenya  70 - 79

Laci 9 kodenya  80 - 89

Laci 10 kodenya  90 - 99

b) Guide

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya  00

Guide 2 kodenya  01

Guide 3 kodenya  02

Guide 4 kodenya  03

Guide 5 kodenya  04

Guide 6 kodenya  05

Guide 7 kodenya  06

Guide 8 kodenya  07

Guide 9 kodenya  08

Guide 10 kodenya  09

c) Hanging Folder

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1    kodenya   00/0

Hanging folder 2    kodenya   00/1

Hanging folder 3    kodenya   00/2

Hanging folder 4    kodenya   00/3

Hanging folder 5    kodenya   00/4

Hanging folder 6    kodenya   00/5

Hanging folder 7    kodenya   00/6

Hanging folder 8    kodenya   00/7

Hanging folder 9    kodenya   00/8

Hanging folder 10  kodenya   00/9

Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.
Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.

Contoh kode surat 0456
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.
Unit  I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).

Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).

Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1.

Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.

setelah paham silahkan kerjakan soal dibawah  dengan menentukan disimpan dilaci kode berapa, guide/folder berapa serta urutan surat keberapa !

1234

0345

4567

3320