Penggolongan arsip

Penggolongan Arsip

Penggolonga Arsip Menurut Bentuk (Wujudnya)

Berdasarkan bentuk atau wujudnya ini, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu:
a. Surat. Yaitu setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Contohnya:

• Naskah perjanjian atau kontrak;
• Akte pendirian perusahaan/organisasi;
• Notulen rapat;
• Laporan-laporan;
• Kuitansi;
• Naskah berita acara;
• Bon penjualan;
• Kartu pegawai;
• Table-tabel, gambar atau bagan;
• Grafik.

b. Pita rekaman;
c. Piringan hitam
d. Microfilm.

Penggolongan Arsip Berdasarkan Fungsinya

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
1.    Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

• Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun;
• Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.    Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingan dan Frekuensi Penggunaan

 

- Berdasarkan sifat kepentingan arsip, arsip dibedakan menjadi 4 macam yaitu arsip nonesensial, arsip yang diperlukan, arsip penting dan arsip vital.

1. Arsip nonesensial. Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip nonesensial sudah habis kegunaannya selesai dibaca atau diketahui atau telah lampau peristiwanya, dan sebaiknya dimusnahkan untuk menghindari penumpukan arsip yang tidak bernilai guna. Jika terpaksa disimpan, penyimpanan paling lama 1 tahun. Termasuk jenis arsip nonesensial adalah pengumuman hari libur, pengumuman apel bendera, surat atau kartu undangan, memo atau nota terkait hal-hal yang tidak penting.
2. Arsip yang diperlukan, adalah arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan namun bersifat sementara dan terkadang masih dibutuhkan atau digunakan karena itu arsip yang diperlukan (useful archives) perlu disimpan antara 2 – 3 tahun. Contoh arsip yang diperlukan: presensi pegawai, daftar isian pegawai (surat lamaran), surat permohonan cuti, surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat pengantar pengiriman, surat telegram, surat pesanan barang, surat pemeliharaan gedung, surat permintaan kebutuhan barang, surat pemeliharaan alat-alat inventaris.
3. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan lain-lain. Arsip penting masih digunakan/diperlukan dalam proses kelancaran pekerjaan. Jika hilang, arsip sulit dicari penggantinya, dan arsip penting disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai yang terkandung di dalamnya. Yang termasuk arsip penting misalnya Surat Keputusan terkait pegawai (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar mutasi keluarga, daftar riwayat hidup/pekerjaan pegawai, daftar sensus pegawai, laporan keuangan, neraca percobaan, buku kas tabelaris, berita acara pemeriksaan keuangan, buku kas harian, buku kas umum, buku kas penolong, daftar isian kegiatan, daftar perincian gaji, surat perintah membayar uang, dan sebagainya.
4. Arsip vital (vital archives). Arsip ini bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Termasuk arsip vital antara lain akte pendirian perusahaan, buku induk siswa/mahasiswa, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, buku induk pegawai, dokumen pemilikan tanahm gedung, dan lain-lain.

- Sedangkan menurut tingkat penggunaan /frekuensi penggunaan arsip, arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

1. Arsip aktif, adalah arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.
2. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja namun terkadang diperlukan juga dalam pelaksanaan kerja.
3. Arsip abadi, merupakan arsip yang harus disimpan untuk selama-lamanya karena nilai informasi yang terkandung di dalamnya.

Penggolongan Arsip Menurut Nilai (kegunaannya)

Berkaitan dengan nilai guna ini, maka dimungkinkan suatu arsip memiliki beberapa nilai atau kegunaannya.

Milton Reitzfeld berpendapat bahwa arsip mempunyai 7 nilai sebagai berikut:

1. Nilai guna administrasi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna untuk dasar kebijakan
5. Nilai guna untuk pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian

Sementara The Liang Gie (1979: 215) mengemukakan 6 nilai dari arsip:

1. Nilai administrasi (administrative value)
2. Nilai hukum (legal value)
3. Nilai keuangan (fiscal value)
4. Nilai penelitian (research value)
5. Nilai pendidikan (educational value)
6. Nilai dokumentasi (documentary value).

Untuk memudahkan ingatan, keenam nilai arsip di atas disingkat dengan singkatan ALFRED.