Azas kearsipan

Asas dalam kearsipan

Pada dasarnya, ada 3 asas dalam kearsipan, di antaranya adalah sebagai berikut :

 1. Asas sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan asas Sentralisasi:

• Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
• Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah :

• Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
• Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

 2. Asas desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi:

• Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
• Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

• Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
• Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

 3. Asas gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :

• Keseragaman prosedur dan tata kerja.
• Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
• Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
• Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
• Karyawan di unit kerja dapat bertambah.