Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami
jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.
a) Filing Cabinet
Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode
Laci 1 kodenya 00 - 09
Laci 2 kodenya 10 - 19
Laci 3 kodenya 20 - 29
Laci 4 kodenya 30 - 39
Laci 5 kodenya 40 - 49
Laci 6 kodenya 50 - 59
Laci 7 kodenya 60 - 69
Laci 8 kodenya 70 - 79
Laci 9 kodenya 80 - 89
Laci 10 kodenya 90 - 99
b) Guide
Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.
Guide 1 kodenya 00
Guide 2 kodenya 01
Guide 3 kodenya 02
Guide 4 kodenya 03
Guide 5 kodenya 04
Guide 6 kodenya 05
Guide 7 kodenya 06
Guide 8 kodenya 07
Guide 9 kodenya 08
Guide 10 kodenya 09
c) Hanging Folder
Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.
Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1 kodenya 00/0
Hanging folder 2 kodenya 00/1
Hanging folder 3 kodenya 00/2
Hanging folder 4 kodenya 00/3
Hanging folder 5 kodenya 00/4
Hanging folder 6 kodenya 00/5
Hanging folder 7 kodenya 00/6
Hanging folder 8 kodenya 00/7
Hanging folder 9 kodenya 00/8
Hanging folder 10 kodenya 00/9
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.
Contoh kode surat 0456
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.
Unit I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).
Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).
Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1.
Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.
setelah paham silahkan kerjakan soal dibawah dengan menentukan disimpan dilaci kode berapa, guide/folder berapa serta urutan surat keberapa !
1234
0345
4567
3320
