Pengurusan surat masuk dgn kartu kendali

Prosedur Pengurusan Surat Masuk 

Sistem Kartu Kendali Setiap badan usaha tentu menginginkan administrasi surat menyurat yang rapi agar memudahkan serta memperlancar kegiatannya. Kelancaran surat-menyurat ini terutama bermanfaat untuk memperlancar interaksi dengan para kolega atau relasi yang dimiliki. Salah satu cara dalam memudahkan pengurusan surat masuk adalah dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan, dapat dengan mudah ditemukan kembali. Keuntungan menggunakan kartu kendali: a. Lebih efisien b. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembar pengantarnya berbeda c. Menghilangkan pencatatan yang berulang d. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses e. Memudahkan penyusunan arsip f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip Dalam kartu kendali terdapat 3 jenis warna kartu kendali yang digunakan, yaitu : 1. Kartu Kendali Putih (P) Kartu kendali Warna putih digunakan sebagai arsip atau alat kontrol dan tetap dipegang oleh pengarah surat. 2. Kartu Kendali Kuning (K) Kartu kendali kuning diparaf sebagai bukti surat sudah diterima dan diserahkan kembali pada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih diproses. 3. Kartu Kendali Merah (M) Kartu kendali warna merah oleh pengarah surat diparaf, sebagai bukti surat sudah diterima. Berikut ini adalah contoh bentuk kartu kendali, serta petunjuk dalam pengisian kartu kendali. Petunjuk pengisian kartu kendali 1. Pada Kolom M/K Jika surat masuk maka lingkari M Jika surat keluar maka lingkari K 2. Indeks : Isikan permasalahan surat sesuai dengan daftar klasifikasi Misal : Penawaran keperluan kantor/penawaran Kode : Isikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi. Misal : Penawaran keperluan kantor, kode 216 3. No Urut Isikan sesuai dengan no urut surat keluar atau surat masuk (urutan harus sesuai dengan nomor urut agenda surat masuk). 4. Perihal Isikan hal yang tertera pada surat. 5. Isi Ringkas Isikan isi ringkasan surat, ringkas dan lengkap. 6. Dari/ Kepada Jika surat masuk coret Kepada, Jika surat Keluar coret Dari. 7. Pengolah Kalau surat masuk, disesuaikan dengan lembar disposisi atas instruksi pimpinan surat keluar, sesuai dengan permasalahan surat. 8. Tanggal surat Lihat tanggal yang tertera pada surat. 9. Lampiran Isikan sesuai dengan lampiran surat, jika ada . Misal : 1 lembar Isikan 1 lembar. Catatan Isikan kalau ada catatan. Referensi: · Dra. Titin Astini, Dra. Aah Johariah. 2008. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. Bandung : CV. Armico. · Endang, Sri dkk. 2008. Modul Menangani Surat / Dokumen Kantor. PT Gelora Aksara Pratama.