Pengurusan surat masuk dgn kartu kendali

Prosedur Pengurusan Surat Masuk 

Sistem Kartu Kendali Setiap badan usaha tentu menginginkan administrasi surat menyurat yang rapi agar memudahkan serta memperlancar kegiatannya. Kelancaran surat-menyurat ini terutama bermanfaat untuk memperlancar interaksi dengan para kolega atau relasi yang dimiliki. Salah satu cara dalam memudahkan pengurusan surat masuk adalah dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan, dapat dengan mudah ditemukan kembali. Keuntungan menggunakan kartu kendali: a. Lebih efisien b. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembar pengantarnya berbeda c. Menghilangkan pencatatan yang berulang d. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses e. Memudahkan penyusunan arsip f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip Dalam kartu kendali terdapat 3 jenis warna kartu kendali yang digunakan, yaitu : 1. Kartu Kendali Putih (P) Kartu kendali Warna putih digunakan sebagai arsip atau alat kontrol dan tetap dipegang oleh pengarah surat. 2. Kartu Kendali Kuning (K) Kartu kendali kuning diparaf sebagai bukti surat sudah diterima dan diserahkan kembali pada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih diproses. 3. Kartu Kendali Merah (M) Kartu kendali warna merah oleh pengarah surat diparaf, sebagai bukti surat sudah diterima. Berikut ini adalah contoh bentuk kartu kendali, serta petunjuk dalam pengisian kartu kendali. Petunjuk pengisian kartu kendali 1. Pada Kolom M/K Jika surat masuk maka lingkari M Jika surat keluar maka lingkari K 2. Indeks : Isikan permasalahan surat sesuai dengan daftar klasifikasi Misal : Penawaran keperluan kantor/penawaran Kode : Isikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi. Misal : Penawaran keperluan kantor, kode 216 3. No Urut Isikan sesuai dengan no urut surat keluar atau surat masuk (urutan harus sesuai dengan nomor urut agenda surat masuk). 4. Perihal Isikan hal yang tertera pada surat. 5. Isi Ringkas Isikan isi ringkasan surat, ringkas dan lengkap. 6. Dari/ Kepada Jika surat masuk coret Kepada, Jika surat Keluar coret Dari. 7. Pengolah Kalau surat masuk, disesuaikan dengan lembar disposisi atas instruksi pimpinan surat keluar, sesuai dengan permasalahan surat. 8. Tanggal surat Lihat tanggal yang tertera pada surat. 9. Lampiran Isikan sesuai dengan lampiran surat, jika ada . Misal : 1 lembar Isikan 1 lembar. Catatan Isikan kalau ada catatan. Referensi: · Dra. Titin Astini, Dra. Aah Johariah. 2008. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. Bandung : CV. Armico. · Endang, Sri dkk. 2008. Modul Menangani Surat / Dokumen Kantor. PT Gelora Aksara Pratama.

3.3 peralatan kearsipan

Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Sering data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki banyak salinan. Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan. Peranan arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa tercapai dengan effektif.

Walaupun sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di komputer, banyak jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu saja. Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik mereka. Meskipun data-data bisa diarsipkan dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Ada macam-macam alat pengarsipan dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Fungsi Peralatan Kearsipan

Peralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut,

1. Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
2. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
3. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
4. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan

Dengan banyaknya dokumen yang harus di dokumentasikan, peralatan kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk setiap perusahaan, berikut daftar 12 jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya;

1. Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat membantu untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan label untuk memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Beberapa Filling Cabinet memiliki kunci khusus untuk menghindari pembobolan berkas yang disimpan.

2. Rotary

Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu.

4. Rak Arsip

Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya.

5. Map Arsip Atau Map Folder

Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder.

6. Ordner

Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara lateral.

3.2 syarat-syarat pegawai arsip

Syarat-Syarat Pegawai Arsip

1.        Ketrampilan

            Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh pegawai kearsipan, ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang pegawai kkearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan pegawai arsip tersebut dapat menyajikan data tepat waktu.

2.        Ketelitian

            Dimaksudkan bahwa pegawai kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Pegawai arsip harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat.

3.        Kerapian

            Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan kerapian. Seorang pegawai arsip perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan dan ketertiban. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, dan tertib. Implikasi kerapian seorang pegawai arsip, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, dan tertib. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4.        Kecerdasan,

            Dalam hal ini cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapat mengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat. Seorang pegawai yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, pegawai tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.

Syarat-syarat pegawai arsip menurut beberapa ahli

Menurut Littlefield dan Peterson, seorang pegawai arsip harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yaitu:

 1          Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

 2          Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka pada warkat

 3          Memiliki kecermatan

 4          Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian kecil

 5           Memiliki sifat kerapian dalam bekerja

 6          Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

Menurut Drs. Anhar, untuk menjadi pegawai arsip diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, keterampilan dan kerapian. Di samping itu, pegawai arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

 1          Menguasai pengetahuan tata kearsipan

 2          Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan

 3          Mengenal seluk/beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan

 4          Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.

3.2 masalah kearsipan

MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN DAN PEMECAHANNYA

A.      Masalah pokok dalam kearsipan

1.       Pendapat-pendapat  beberapa ahli:

a.       Menurut Drs. Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu :

1)      Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

2)  Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

3)      Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

4)      Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5)   Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.

6)      Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

7)      Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

b.      Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1)      Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.

2)      Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3)      Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4)      Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya  kurang.

5)      Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6)      Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

c.       Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1)      Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2)      Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3)      Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4)      Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

d.      Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1)      Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

2)      Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3)      Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4)      Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

          Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

a.       Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

b.      Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

c.       Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

d.      Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

e.      Penyusunan arsip secara serampangan.

f.        Petugas arsip kurang terampil.

B.      Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1.       Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a.       System abjad (alphabetic system)

b.      System masalah (subject system)

c.       System tanggal (chronologi system)

d.      System wilayah (geographic system)

e.      System nomer (numberic system)

2.       Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3.       Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

a.       Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b.      Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

c.       Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d.      Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.  

4.       Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a.       Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll

b.      Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

c.       Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.

d.      Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.

e.      Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

5.       Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

6.       Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.